Задачи в Битрикс24 — универсальный инструмент. Их используют для онбординга, сопровождения сделок, внутренних процессов, контроля регламентов. И почти в каждом сценарии рано или поздно возникает потребность: создавать задачу автоматически, в нужный момент, со всеми заранее подготовленными настройками. Стандартный Битрикс24 даёт несколько вариантов — и у каждого есть ограничение.
В чём проблема стандартных инструментов
В Битрикс24 есть три способа работать с задачами в автоматизации.
Шаблонные задачи удобны для ручного создания, но использовать их в бизнес-процессах и роботах нельзя.
Штатное активити создания задачи работает в дизайнере бизнес-процессов, но не поддерживает пользовательские поля и чек-листы. Группу для задачи можно выбрать только из фиксированного списка — динамически не задать. И главное: редактировать это активити может только администратор портала.
Встроенный функционал для новых сотрудников создаёт задачи автоматически, но только при найме. Сделать задачу «через 90 дней после трудоустройства» или «при прохождении испытательного срока» нельзя.
На практике это означает: как только процесс становится сложнее типового, либо нужно привлекать разработчика, либо мириться с ограничениями.
Как мы решили эту задачу
Мы разработали приложение «Создание задачи по шаблону (бизнес-процесс)».
Ключевое отличие от штатных инструментов: в качестве шаблона используется обычная задача Битрикс24, а не шаблонная. Это принципиально — к обычной задаче можно дать права любому пользователю, поэтому HR-специалист, руководитель отдела или менеджер по закупкам редактируют свои шаблоны самостоятельно, без обращения к администратору.
Как работает активити
После установки приложения в дизайнере бизнес-процессов появляется активити «Создание задачи по шаблону».
В активити указывается идентификатор задачи-шаблона. Всё остальное подтягивается из неё автоматически: название, описание, пользовательские поля, вложения, чек-листы — включая подпункты, ответственных за пункты и вложения внутри чек-листа.
При необходимости любой параметр можно переопределить прямо в активити — через маркеры или фиксированные значения. Например, добавить к названию задачи имя сотрудника из параметров процесса.
Динамическое создание в любой группе
Идентификатор группы или проекта задаётся динамически — из параметров бизнес-процесса.
Это снимает ограничение штатного активити, где группу нужно выбирать из фиксированного списка. Когда нужно создать одну и ту же задачу одновременно в 30 проектах или на 30 клиентских порталах, каждое активити в процессе получает свой идентификатор группы автоматически.
Опция ожидания завершения
Одна из ключевых настроек активити — «ждать завершения задачи».
При включении бизнес-процесс удерживается на этом шаге до тех пор, пока созданная задача не будет выполнена. Это позволяет строить многошаговые процессы, где задача — обязательный этап: пока не сделано, следующий шаг не запускается.
Поддержка всех настроек задачи
Приложение поддерживает полный набор настроек штатной задачи: постановщик, ответственный, исполнители, наблюдатели, даты начала и окончания, важность, подзадачи по идентификаторам, разрешение ответственному изменять крайние сроки, контроль результата, связь с CRM-сущностью.
Всё это передаётся либо из задачи-шаблона, либо задаётся через параметры бизнес-процесса.
Где это особенно полезно
Решение актуально для компаний с оцифрованными повторяющимися процессами, где задача — элемент автоматизации. HR-процессы: задачи при найме, на испытательном сроке, через три месяца работы. Сервисные процессы: одинаковые задачи для множества клиентов при обновлении, настройке, плановом обслуживании. Внутренние регламенты: задачи как обязательные этапы в сложных бизнес-процессах.
Приложение работает в коробочной версии Битрикс24.
Итог
Создание задачи по шаблону в бизнес-процессе — это про гибкость автоматизации без зависимости от администратора. Когда HR-специалист сам редактирует шаблон, задача создаётся автоматически в нужный момент и переносит все настройки, включая чек-листы и пользовательские поля, — процессы работают без ручного вмешательства.
Подробнее о решении — на странице модуля.
